Ngân sách theo lý là một công cụ mà các doanh nghiệp sử dụng để tiến hành các kế hoạch chiến  lược. Tuy nhiên, 60% các doanh nghiệp đã không kết nối chiến lược với các ngân sách của họ. Tài liệu này sẽ nêu rõ làm thế nào doanh nghiệp có thể liên kết các quy trình quản lý trên và từ đó củng cố hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.

Tại sao phải lập ngân sách?

Hỏi ba người bất kỳ trong doanh nghiệp tại sao họ lập ngân sách, họ sẽ đưa ra ba câu trả lời hoàn toàn khác nhau. Thông thường, những câu trả lời đó sẽ bao gồm “lên ngân sách là việc chúng tôi thực hiện hằng năm”, “lên ngân sách là cách chúng tôi sử dụng để răn đe những nhân viên làm việc không hiệu quả” và “lên ngân sách là một cơ chế để thiết lập mức cấp thưởng cho các nhà quản lý”. Liệu những câu trả lời trên có phải là mục đích thật sự của việc lập ngân sách? Hãy xem xét một chu kỳ lập ngân sách điển hình. Chu kỳ này kéo dài 4 tháng, tiêu tốn 25.000 ngày công trong một năm, cho trung bình 1 tỉ USD doanh thu – chu trình này bắt đầu với việc các nhà quản lý cấp cao yêu cầu toàn bộ doanh nghiệp đưa ra con số “dự đoán” tài chính mà họ dự đoán cho năm tiếp theo. 

Việc dự đoán đó được hỗ trợ bởi tập hợp những bảng tính được hoàn thiện bởi các nhà
quản lý ngân sách. Một khi được hoàn thiện, các bảng tính sẽ được trả lại và những con số sẽ được hợp nhất, tất cả cũng chỉ để cho thấy những dự đoán của các nhà quản lý ngân sách là không chính xác. Từ đó, vòng thứ hai bắt đầu khi các quản lý cấp cao đề nghị các nhà quản lý ngân sách dự đoán một lần nữa. Trong lần này, các nhà quản lý ngân sách sẽ tập trung vào tập hợp những con số mà các quản lý cấp cao nắm giữ và xem xét liệu họ đã dự đoán những con số chính xác hay không. Chiến lược làm thế nào để đạt được những con số dự đoán đã được thay thế bởi trò chơi đoán số. Nếu may mắn, các nhà quản lý cấp cao trong doanh nghiệp sẽ công bố những dự đoán của họ bằng cách truyền đạt xuống các nhà nắm giữ ngân sách – những người mà bây giờ có 1 cái cớ để không đạt chỉ tiêu ngân sách: vì đó không phải là dự đoán của họ.Với quy trình này, không có gì đáng ngạc nhiên khi không một ai cho rằng họ lập ngân sách để định hướng cách thức mà doanh nghiệp sẽ đạt được các mục tiêu chiến lược – mục đính chính của việc lập ngân sách. Theo dữ liệu được trích dẫn bởi Kaplan và Norton – hai người sáng lập ra thẻ điểm cân bằng – 60% các doanh nghiệp đã không kết nối chiến lược với các ngân sách của họ. Để việc lập ngân sách trở thành một quy trình có thể hoạt động như mong muốn, khoảng cách này phải được gắn kết.

Vai trò của lập ngân sách trong quản lý hiệu suất doanh nghiệp

Ngân sách như là hộp số của ô tô: nó không hoạt động một cách độc lập. Chức năng của nó là truyền lực kéo của động cơ đến bánh xe, từ đó người lái có thể điều khiên và chuyển hướng tới một địa điểm đã được xác định trước. Nếu hộp số không được thiết kế dựa trên đặc tính của động cơ, ô tô sẽ không hoạt động và người lái sẽ không thể điều khiển. Tương tự, nếu ngân sách được thiết kế không dựa trên các chiến lược và nguồn lực có sẵn, nó sẽ cản trở những nỗ lực của doanh nghiệp hướng tới những mục tiêu mong đợi. 

Việc lập ngân sách là một phần của một quy trình khép kín lớn hơn được gọi là “quản lý hiệu suất”, đó là phương pháp tiếp cận toàn diện nhằm hỗ trợ doanh nghiệp chỉ đạo và quản lý các nguồn lực nhằm đạt được những mục tiêu đề ra. Trong khuôn khổ quản lý hiệu suất, vai trò trung tâm của lập ngân sách là hỗ trợ thi hành thông qua việc phân bổ các nguồn lực tới các hoạt động tạo ra giá trị. Jack Weich (New York: Harper Business, 2005) cho rằng việc lập ngân sách có thể là một sự thảo luận hiệu quả, trên diện rộng giữa trụ sở và đơn vị thi hành mà bất kỳ vấn đề gì cũng có thể được bàn như các điều kiện cũng như trở ngại trong môi trường thực tế, nếu các doanh nghiệp tập trung và 2 câu hỏi: “Làm thế nào để có thể vượt qua hiệu suất năm trước?” và “Những gì các đối thủ cạnh tranh đang triển khai cũng như làm thế nào có thể đánh bại họ?” Câu trả lời cho những câu hỏi trên thường nằm trong các kế hoạch chiến lược hoặc kế hoạch hoạt động, thông qua đó các ngân sách có thể được tạo lập và giám sát một cách hiệu quả. Tuy nhiên, nếu kế hoạch đó không rõ ràng và hoàn chỉnh, ngân sách sẽ không thể hỗ trợ doanh nghiệp triển khai các chiến lược.

Theo trginternational.com

Chương trình Đào tạo kinh nghiệm thực tiễn

Lập Kế Hoạch Ngân sách bằng Excel

Kinh nghiệm xem xét Hợp đồng và xử lí các vấn đề Tranh chấp

Các vấn đề Cốt lõi về Pháp lí Doanh nghiệp và Kinh doanh

Quản trị hiệu quả hoạt động theo BSC & KPI

Kỹ năng "Hunter" dành cho các thợ săn thiện chiến theo phương pháp Competence Base Interview (CBI)

Quản trị rủi ro và Kiểm soát nội bộ doanh nghiệp

Chiến lược Tài chính Doanh nghiệp